Hei. Hienoa, että olet päättänyt pysähtyä hetkeksi satsaamaan aikaasi viestintästrategian laatimiseen ja kohentamiseen! Dokumentoitu strategia on tutkitusti menestyksekkäimpien viestijöiden hallussa vuodesta toiseen (CMI: Trends and Benchmarks 2025)
Viestintästrategia on brändisi viestinnän tärkein pelikirja, jonka pohjalta asiakkaasi ja sidosryhmäsi ymmärtävät sanomanne ja luottavat myös siihen.
Ostaminen ja työpaikkahakemuksen jättäminen nimittäin perustuvat mitä enimmissä määrin luottamukseen jostain paremmasta.
Luettuasi tämän oppaan, sinulla on käytännöllinen ja selkeä askel askeleelta-malli viestintästrategian tekemiseen.
Mikä on viestintästrategia?
Viestintästrategia ei ole vain yksi ylimääräinen dokumenttitiedosto, joka kerää pölyä firmanne pilvessä tai markkinointipäällikön tietokoneen kansiossa.
Se on työkalu, joka auttaa yritystäsi tuomaan esiin vahvuutenne ja viestimään kohderyhmillenne liiketoimintatavoitteitanne tukevaa sisältöä.
Viestintästrategia on määritelmä siitä, miten ja missä yrityksesi viestii.
Strateginen viestintä asettaa selkeät suuntaviivat kaikelle viestinnällenne ja auttaa varmistamaan, että jokainen sananne ja tekonne ovat linjassa yrityksenne todellisten päämäärien kanssa.
Mistä viestintästrategian sisältö koostuu?
Tehokkaan viestintästrategian sisältö koostuu seuraavista osa-alueista:
- Nykytila-analyysi
- Vision, mission ja arvolupauksen määrittely
- Liiketoimintatavoitteiden määrittely
- Kohderyhmien tunnistaminen
- Pääviestien kehittäminen
- Viestintäkanavien valinta
- Viestinnän resursointi ja vastuunjako
- Viestintäsuunnitelman laatiminen, aikataulutus ja toimenpiteet
- Viestinnän mittarit ja seuranta
- Kriisiviestinnän suunnittelu
- Viestintästrategian päivittäminen ja kehittäminen
Sisältöön kuuluu kaikki sellainen, jolla on jotain aitoa merkitystä sinulle tai kohderyhmillesi.
Todennäköisesti logonne sijainti käyntikorttipohjalla ei kiinnosta asiakkaitanne tai edes omaa porukkaanne.
Viestintästrategian sisällön laajuus riippuu viestivän organisaatiosi koosta ja luonteesta.
Yksinkertainenkin viestintästrategia voi olla toimiva: Startupina aloittaneen peliyhtiö Rovion huhutaan pärjänneen pitkälle strategialla, joka oli tulostettu yhdelle vaivaiselle A4-arkille.
Hankkeen tai projektin viestintästrategia laaditaan tietylle määräajalle, sillä hankkeilla ja projekteilla on etukäteen tiedetty ajallinen elinkaari.
Yrityksen viestintästrategian näkökulman on oltava pitkäjänteisessä arvon ja kaupallisen menestyksen edistämisessä, sillä yritys on luonteeltaan omistajiensa rahantekokone.
Kunnan viestintästrategia käsittää laajan kirjon viestinnän asiakkaita ja sidosryhmiä kuntalaisista poliittisiin päättäjiin.
Minkäänlaisen strategiatyön lähtökohtana ei missään tapauksessa saisi koskaan olla tunne pakollisuudesta, vaan aito halu edistää tavoitteita ja tukea omien viestinnän asiakkaiden elämää.
Strategisen viestinnän hyödyt
Viestintästrategia auttaa sinua saavuttamaan ne tavoitteet, joita toiminnaltasi odotat.
- Se varmistaa, että viestisi saavuttaa oikeat ihmiset, oikealla tavalla ja oikeaan aikaan.
- Se yhtenäistää yrityksen sisäistä ja ulkoista viestintää, jolloin se rakentaa luotettavaa ja tunnistettavaa brändiä.
- Se ohjaa yrityksen viestinnällisiä valintoja niin, että käytössä olevat resurssit ja kanavat palvelevat tehokkaasti liiketoimintatavoitteita eli kassa niin sanotusti lihoo ja kilisee.
- Se kasvattaa myyntiä, parantaa asiakaspalvelua, vähentää kustannuksia, nostaa katetta, lisää tunnettavuutta, helpottaa rekrytointia. Ja niin edelleen.
Ilman viestintästrategiaa yrityksen viestintä on sattumanvaraista bingolottoa.
Tiedät nipin napin itse, mitä yritys tekee, mutta kukaan muu ei sitä välttämättä tiedä. Eikä varsinkaan ymmärrä.
Viestintästrategia kokoaa siis yhteen yrityksen tavoitteet ja tärkeät viestit, jotta ne eivät huku epäselvään tai hajanaiseen viestintään.
Viestinnän nykytila ja haasteet
Ennen kuin voit suunnitella tulevaa viestintääsi, on tärkeää selvittää, missä tällä hetkellä mennään.
Olet saattanut jo huomata, mikä on modernissa työelämässämme isoin valuvika:
Kukaan ei enää pysähdy ja ajattele, koska kaikilla on kiire kokouksien, tarjouksien ja tiedotteiden kanssa.
Viestintästrategian laatiminen vaatii pysähtymisen ja nykyisten viestintäkäytäntöjen, kanavien ja viestien kriittistä arviointia.
Nykytilan analyysi auttaa sinua tunnistamaan, mitkä ovat viestintäsi vahvuudet ja heikkoudet. Millaisia mahdollisuuksia ja uhkia ympäristöstä löytyy?
Esimerkki: Huomaat, että sosiaalisen median kanavasi eivät saavuta toivomaasi yleisöä ja yleisö ei ole enää pitkään aikaan sitoutunut viesteihisi.
Se on selkeä heikkous, joka ansaitsee erityishuomiotasi heti.
SWOT-analyysi strategiatyön tueksi
Yksi käytännönläheinen tapa selvittää nykytila on SWOT-analyysi.
Tämä klassinen, mutta yksinkertainen menetelmä ohjaa sinua tarkastelemaan viestintäsi:
- Vahvuudet: Mitä viestinnässäsi on jo nyt hyvää?
Esimerkiksi vahva brändiääni tai asiakaskunnan sitoutuminen.
- Heikkoudet: Mitä voisit parantaa?
Ehkä viestisi ovat epäjohdonmukaisia tai et hyödynnä resursseja täysillä.
- Mahdollisuudet: Missä piilee kasvun paikka?
Uudet digitaaliset viestintäkanavat tai ajankohtaiset trendit voivat avata mahdollisuuksia.
Esimerkki: Valtion aloittamat energia-avustukset ja ARA-tuet olivat suuri tilaisuus LVIS-sektorille.
- Uhat: Mikä voi hidastaa viestinnän tavoitteita ja niiden saavuttamista?
Kilpailijoiden aktiivisempi viestintä tai yrityksesi saama negatiivinen julkisuus voi vaatia erityistä huomiota.
Esimerkki: Brändinimenne käyttö tuo Googlen hakutuloksiin otsikoita, jotka eivät yritystänne mairittele. Mitä voisitte tehdä sille?
SWOT-analyysin kautta saat realistisen eli faktoihin perustuvan kokonaiskuvan viestinnästäsi.
Pidä mielessä, että nykytilan analyysin tarkoituksena ei ole vain kartoitus. Kun tiedät, missä tällä hetkellä seisot, sinun on helpompi suunnitella selkeä suunta eteenpäin.
Liiketoimintatavoitteiden määrittely ja vieminen viestintään: Miten lähteä liikkeelle?
Viestintästrategian hyödyllisyyden kannalta on elintärkeää, että sinulla on ensin itselläsi selkeä käsitys yrityksesi liiketoimintatavoitteista.
Ilman selkeästi kirkastettuja ja määriteltyjä tavoitteita viestintä jää helposti irrallisiksi juhlapuheiksi, joita asiakkaasi eivät allekirjoita.
Kuka osallistuu tavoitteiden määrittelyyn?
Liiketoimintatavoitteiden määrittelyyn ei pitäisi osallistaa vain viestintätiimiä, vaan prosessin tulisi olla käytännönläheisempi ja laajempi.
Tyypillisesti mukaan tarvitaan:
- Asiakkaasi
Asiakkaasi tietävät jo, miten hyvin lunastatte nykyiset lupauksenne ja miksi he ylipäänsä käyttävät palveluitanne.
Asiakkaiden ääni on todennäköisesti suurin hukattu yksittäinen potentiaali, joka strategiatyössä unohdetaan.
Asiakkaiden haastatteleminen yrityksesi todellisesta asiakasarvosta kuuluu strategian suunnittelussa listan kärkeen.
- Johto
Johtosi tuo strategisen näkökulman ja ymmärryksen siitä, mihin suuntaan yritystä halutaan viedä.
Toimitusjohtajana et saa kuitenkaan yksin olla kaiken sanelevana despoottina, sillä viestintä vaikuttaa koko asiakkaan elinkaareen yhteydenotosta palvelun käyttöön ja palautteeseen. (Kuuntelusuositus: M&A-podcast: Lyödäänkö vetoa, että vedonlyönti lyö gallupit?)
Anna erityisosaajillesi tilaa ja vastuuta eli sama suomeksi: Luota heihin.
- Markkinointi- ja viestintätiimi
Heidän tehtävänsä on kääntää liiketoimintatavoitteet viestinnällisiksi tavoitteiksi ja toimenpiteiksi.
Viestintäihmiset ovat harvemmin mukana käytännön asiakastyössä, mutta heillä on kuitenkin hyvä käsitys ja dataa siitä, mikä viestinnässä toimii ja mikä yskii pahemman kerran.
- Myynti ja asiakaspalvelu
Nämä ihmiset viettävät eniten aikaa asiakkaiden kanssa ja heillä on suorin yhteys asiakkaisiin, joten he voivat tuoda esiin oikeita asiakastarpeita ja haasteita.
Niitä asiakkaat ripottelevat keskusteluihin ja asiakaspalvelupyyntöihinne päivät pitkät.
- Tuotanto
Yrityksesi ratkaisujesi lapioporukka eli tuotteiden kehittäjät ja tekijät voivat auttaa varmistamaan, että tavoitteet ovat realistisia.
Esimerkki: Verkossa myyminen on täysin mahdotonta, jos tilausten toimittamisessa tai tuottamisessa on pullonkauloja.
Miksi viestintä tarvitsee liiketoimintatavoitteiden tuntemuksen?
Kun liiketoimintatavoitteet on määritelty, voit rakentaa viestinnän selkeästi niiden ympärille.
Jos esimerkiksi tavoitteena on kasvattaa markkinaosuutta, viestinnän tulisi tukea tätä tavoitetta kasvattamalla brändin tunnettuutta esimerkiksi mediasuhteita hyödyntämällä ja tavoittamalla uusia asiakkaita.
Jos tavoitteena on asiakkaiden sitouttaminen, viestinnän painopiste saattaa olla asiakasviestinnässä ja asiakaspalvelun tukemisessa.
Kun viestintästrategia kytketään selkeästi liiketoimintatavoitteisiin, viestinnästä tulee liiketoiminnan kannalta a) merkityksellistä ja b) mitattavaa.
Tämä auttaa myös tiimiäsi priorisoimaan viestinnän toimenpiteitä ja resursseja niin, että ne tukevat yrityksen todellisia tarpeita.
Yhteenveto
Tavoitteiden määrittely ei ole vain muodollisuus, vaan se antaa selkeän perustan koko viestintästrategialle.
Kun tiedät, mitä yrityksesi pyrkii saavuttamaan, voit rakentaa viestintää, joka ohjaa oikeaan suuntaan – eikä mikään jää sattuman varaan.
Kohderyhmien tunnistaminen eli kenelle viestit ja miksi?
Viestintästrategiasi onnistuminen riippuu siitä, miten hyvin tunnet kohderyhmäsi ja miten hyvin heitä ymmärrät.
Kuka on yrityksesi viestinnän ydinyleisö ja ketkä ovat tärkeimmät sidosryhmät?
Kohderyhmiin kuuluvat:
- Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
He ovat viestinnän pääkohderyhmä, ja heidän tarpeensa, haasteensa ja toiveensa määrittävät viestiesi sisällön ja sävyn.
- Henkilöstö
Sisäinen viestintä on yhtä tärkeää kuin ulkoinen. Tiedon kulku ja henkilöstön sitoutuminen vaikuttavat suoraan asiakaskokemukseen.
- Muut sidosryhmät ja kumppanit
Näihin voivat kuulua esimerkiksi alihankkijat, yhteistyökumppanit ja mahdolliset sijoittajat, joiden kanssa vuorovaikuttaminen tukee liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista ja kasvua.
Kohderyhmien tarpeiden ymmärtämiseen on monia keinoja, joilla voit koota arvokasta tietoa.
Tässä muutamia käytännöllisiä tapoja, mistä aloittaa:
- Asiakashaastattelut ja kyselyt
Yksi parhaista tavoista saada tarkkaa tietoa on yksinkertaisesti kysyä oikeita kysymyksiä.
Asiakashaastattelut antavat sinulle suoraan heidän näkemyksensä ja kokemuksensa.
- Millaisia ongelmia asiakkaasi kohtaavat?
- Mitä he arvostavat palveluissasi?
Näiden vastausten pohjalta voit viestiä asiakkaiden kieltä, mikä tekee viesteistäsi vaikuttavampia (Kts. Case Allies Digital)
- Henkilöstöhaastattelut
Henkilöstö tuntee usein asiakkaiden tarpeet ja palautteet erityisen hyvin. Keskustele heidän kanssaan säännöllisesti.
Mitä he kuulevat asiakaspalvelussa, myynnissä tai projektityössä? Henkilöstön kokemukset auttavat tunnistamaan viestinnän kipupisteitä ja vahvuuksia.
- Digitaalinen avainsanatutkimus
Nykyisin asiakkaiden tarpeita ja kiinnostuksen kohteita voi kartoittaa verkon kautta. Avainsanatutkimus paljastaa, mitä ideoita, ongelmia ja ratkaisuja kohderyhmäsi etsivät netistä.
Näin saat kuvan siitä, mistä he haluavat tyypillisesti tietoa. Usko pois: Joukossa voi olla myös sellaisia ongelmia ja arvoja, joista he eivät koskaan kerro myyjillesi.
- Sosiaalisen median seuranta
Seuraamalla sosiaalisen median keskusteluja ja palautetta, havaitset nousevia trendejä ja aiheita, jotka kiinnostavat kohderyhmääsi.
Esimerkki: Karkkitaatelit. Niistä tuli ajankohtainen villitys juuri sosiaalisessa mediassa.
Saat SoMesta arvokasta palautetta, jota voit hyödyntää viestiesi säätämiseen ja uusien sisältöjen suunnitteluun.
Kohderyhmät tiedon lähteinä
Kun keräät tietoa kohderyhmistäsi, muista: Data ei koskaan valehtele. Asiakkaat, henkilöstöhaastattelut ja analytiikka paljastavat, mikä toimii ja mikä ei.
Nykyiset asiakkaasi tietävät jo totuuden yrityksesi lupauksista ja niiden pitämisestä. Nämä totuudet ohjaavat viestinnän linjaa.
Pääviestien kehittäminen eli miten määrität yrityksesi ydinviestit?
Ydinviestit ovat yrityksesi viestinnän selkäranka. Niiden tehtävänä on kertoa selkeästi, mitä yrityksesi edustaa ja mikä erottaa sen kilpailijoista.
Hyvin laaditut ydinviestit auttavat yleisöäsi ymmärtämään, miksi heidän tulisi kiinnostua juuri sinun yrityksestäsi.
Ydinviestit toimivat perustana kaikelle viestintätoiminnalle. Olipa kyseessä markkinointi, asiakaspalvelu tai sisäinen viestintä.
Esimerkki: Yrityksesi tarjoaa taloushallinnon palveluita pk-yrityksille.
Ydinviesti voisi olla: ”Autamme pk-yritystäsi hallitsemaan taloutta luotettavasti ja kustannustehokkaasti ilman turhaa paperisotaa, jotta voit itse keskittyä asiakkaisiin ja kasvuun.”
Tämä viesti tiivistää yrityksesi tarjoaman hyödyn kohderyhmälle ja kuvastaa yrityksen tarkoitusta.
Visio, missio ja arvolupaus ydinviestien pohjana
Ydinviestien määrittäminen lähtee yrityksen isosta kuvasta: Visiosta, missiosta ja arvolupauksesta. Nämä määrittelevät, mihin suuntaan yrityksesi on menossa, miksi se on olemassa ja mitä se lupaa asiakkailleen.
- VISIO
Visio kuvaa pitkän aikavälin tavoitetta ja unelmaa, johon yrityksesi pyrkii.
Esimerkiksi taloushallinnon yrityksellä visio voisi olla: ”Mahdollistamme pk-yrityksille taloudellisen vakauden ja kasvun ilman turhaa hallinnollista taakkaa.”
Tämä visio tarjoaa pohjan viestinnälle ja ohjaa kohti päämäärää.
- MISSIO
Missio kertoo, miksi yritys on olemassa ja mitä se pyrkii saavuttamaan päivittäisessä työssään.
Esimerkki: ”Tarjoamme helposti ymmärrettäviä ja käytännönläheisiä taloushallinnon ratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä kasvamaan ja menestymään.”
Tämä missio tekee selväksi, mitä yritys tekee konkreettisesti.
- ARVOLUPAUS
Arvolupaus on suora lupaus asiakkaille siitä, mitä he voivat odottaa yritykseltäsi.
Esimerkki: ”Tuomme varmuutta talouden hallintaan niin, että voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen.”
Arvolupaus heijastaa asiakkaiden näkökulmasta saatavaa hyötyä.
Viestien yhdenmukaisuus eri kanavissa
Kun ydinviestit on määritelty, varmistathan, että ne ovat johdonmukaisia kaikissa viestintäkanavissa.
Hyvin rakennettu ydinviesti pysyy tunnistettavana riippumatta siitä, tuleeko se vastaan yrityksen verkkosivulla, somekanavassa vai asiakaspalvelun sähköposteissa.
Ydinviesteissä kiteytyy yrityksesi olemus, ja niiden avulla erottaudut markkinoilla. Tavoitteena on, että kuka tahansa ydinviestisi näkevä ymmärtää nopeasti, mitä tarjoat, miksi se on tärkeää ja miten se tuo heille arvoa.
Kun ydinviestit ovat selkeät ja tarkoituksenmukaiset, ne vahvistavat brändiäsi ja auttavat rakentamaan pitkäaikaisia suhteita asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa.
Viestintäkanavien valinta: Laatu korvaa määrän
Viestintäkanavien valinta on kriittinen osa viestintästrategiaasi, sillä ensin sinun on tavoitettava oikeat kohderyhmäsi.
Laatuun panostaminen määrän sijaan on tärkeintä. On parempi olla johdonmukainen ja aktiivinen muutamassa kohderyhmällesi relevantissa kanavassa kuin yrittää olla läsnä kaikkialla epämääräisesti ja epäsäännöllisesti.
Esimerkki: IT-alan asiantuntijayritys Kuvitellaan, että yrityksesi tarjoaa IT-konsultointipalveluita pk-yrityksille.
Kohderyhmääsi kuuluvat päättäjät ja IT-päälliköt, jotka etsivät luotettavia teknologiaratkaisuja liiketoimintansa tueksi. Miten tavoitat heidät parhaiten?
Tässä muutama ehdotus:
LinkedIn on suosittu kanava ammattilaisten keskuudessa, erityisesti B2B-sektorilla.
Suomessa LinkedInin käyttäjämäärä on kasvanut tasaisesti, ja se on tehokas alusta tavoittaa yrityspäättäjiä ja asiantuntijoita.
- Yrityksen verkkosivut ja blogi
Laadukkaat verkkosivut, joilla on säännöllisesti päivittyvä blogi, voivat houkutella kohderyhmääsi tarjoamalla arvokasta tietoa ja ratkaisuja heidän haasteisiinsa.
Hakukoneoptimointi (SEO) auttaa parantamaan näkyvyyttäsi hakutuloksissa, mikä lisää potentiaalisten asiakkaiden löytämistä.
- Sähköpostimarkkinointi
Kohdennetut uutiskirjeet ja sähköpostikampanjat voivat olla tehokkaita tavoittamaan nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaita, erityisesti kun sisältö on räätälöity heidän tarpeisiinsa.
Kanavien valinnan perusteet
Kun valitset viestintäkanavia, ota huomioon seuraavat tekijät:
- Kohderyhmän käyttäytyminen
Selvitä, missä kanavissa kohderyhmäsi viettää aikaa ja mistä he hakevat tietoa.
Esimerkiksi nuoremmat ikäryhmät suosivat usein Instagramia ja TikTokia, kun taas ammattilaiset käyttävät työroolissaan LinkedIniä (Lähde: Sosiaalisen median tilastot)
- Sisällön tyyppi ja formaatit
Mieti, millaista sisältöä aiot tuottaa. Visuaalinen sisältö sopii hyvin Instagramiin, kun taas asiantuntija-artikkelit löytävät yleisönsä paremmin LinkedInissä tai yrityksen blogissa.
- Resurssit
Arvioi, kuinka paljon aikaa ja resursseja voit käyttää kunkin kanavan ylläpitoon.
On parempi panostaa muutamaan kanavaan laadukkaasti kuin olla läsnä monessa kanavassa puolivillaisesti.
Viestinnän vastuut ja roolit eli kuka tekee ja mitä?
Viestintä on joukkuepeliä, jossa eri rooleilla on oma tärkeä tehtävänsä. Selkeiden vastuiden määrittely pitää viestinnän linjakkaana ja johdonmukaisena.
Vastuiden jakaminen vähentää riskiä, että viestinnästä tulee hajanaista tai että jokin osa-alue jää huomioimatta.
Tyypillisiä rooleja yrityksissä ovat:
- Viestintätiimi tai -henkilö
Vastaa viestinnän suunnittelusta ja viestien koordinoinnista eri kanavissa. Tämä henkilö tai tiimi varmistaa, että viestintästrategia toteutuu käytännössä.
- Johto
Yrityksen johto tuo viestintään strategisen näkemyksen ja päättää keskeisistä viestinnällisistä kysymyksistä. He myös viestivät suurista päätöksistä tai ongelmista sidosryhmille.
- Markkinointi- ja asiakaspalvelutiimit
Nämä tiimit ovat suoraan yhteydessä asiakkaisiin ja sidosryhmiin. He vastaavat asiakaspalvelun päivittäisestä viestinnästä ja välittävät asiakaspalautteet edelleen.
- Ulkoiset viestintäkumppanit
Vaikka yrityksellä olisi oma viestintäosaaminen, ulkoinen viestintäkumppani tuo lisäarvoa. Kumppani tuo objektiivisen näkökulman ja erityisosaamista, kuten SEO- ja mediasuhdeosaamista. Strateginen viestintätoimisto auttaa reagoimaan ja ymmärtää toimenpiteiden pitkäaikaiset vaikutukset.
- Mediaviestintätaidot ja mediasuhteet
Viestintäkumppani ylläpitää suhteita mediaan ja tuntee sen toimintatavat. Tämä on arvokasta, kun yritys haluaa kasvattaa julkista näkyvyyttään mediaviestinnällä.
- SEO ja digiviestintä
Kumppani voi optimoida digitaalista viestintääsi, jolloin kohderyhmä löytää yrityksesi helpommin verkosta. SEO-strategia tuo näkyvyyttä oikealle yleisölle hakukoneissa tai SoMe-kanavien hakutoiminnoissa.
- Ulkopuolinen näkökulma
Ulkopuolinen kumppani huomaa kehityskohdat, joita oma tiimi ei aina näe. He voivat myös tarjota uusia ideoita viestinnän kehittämiseksi.
Kenellä on päävastuu viestinnästä?
Lopullinen vastuu viestinnän tasosta kuuluu yrityksen johdolle, sillä viestinnän strateginen suunta linkittyy aina liiketoiminnan tavoitteisiin.
Johdon rooli on olla mukana määrittelemässä viestinnän linjaa ja varmistamassa, että se tukee yrityksen tavoitteita ja brändiä.
Yhteistyö viestintätiimin, markkinoinnin, asiakaspalvelun ja viestintäkumppanin kanssa varmistaa, että viestintä on tehokasta ja tavoitteellista.
Viestintäsuunnitelman laatiminen eli aikataulutus ja toimenpiteet – Näin rakennat joustavan suunnitelman
Viestintäsuunnitelma ja viestintästrategia eroavat toisistaan selkeästi.
- Viestintästrategia määrittää pitkän aikavälin tavoitteet, kohderyhmät ja ydinviestit eli suunnan, johon viestintää viedään.
- Viestintäsuunnitelma puolestaan konkretisoi strategian toimenpiteiksi ja aikatauluiksi. Se kertoo, mitä tehdään päivittäin, viikoittain tai kuukausittain, mutta jättää tilaa joustolle.
Hyvä viestintäsuunnitelma elää tilanteiden mukana ja mukautuu tarpeen mukaan, jos esimerkiksi markkinatilanne muuttuu tai asiakkaiden odotukset vaihtuvat.
Millainen viestintäsuunnitelma riittää?
Riittävä suunnitelma ei ole pitkä kalenteri täynnä yksityiskohtia. Sen tarkoitus on selkeyttää perustoimet ja taata, että kaikki olennainen tulee tehdyksi.
Suunnitelmassa keskitytään vain toimenpiteisiin, joilla on merkitystä tavoitteiden ja kohderyhmän kannalta.
Turhat yksityiskohdat jätetään pois, jotta tiimi voi keskittyä oleelliseen ja viestintä tukee selkeästi strategian ydintä.
Tässä vinkkejä, miten luot joustavan viestintäsuunnitelman:
- Kausittaiset ja kuukausittaiset painotukset
Suunnitelman voi jakaa kausi- ja kuukausitasolle. Esimerkiksi alkuvuoden viestintä voi keskittyä uusien asiakkaiden tavoittamiseen, loppuvuoden taas asiakassuhteiden vahvistamiseen.
- Teemat ja sisällöt
Määrittele suunnitelmaan keskeiset teemat ja sisällöt, kuten kampanjat, artikkelit ja uutiskirjeet.
Jos yrityksesi järjestää esimerkiksi webinaareja, niiden ajankohdat ja teemat voidaan kirjata suunnitelmaan.
- Kanavakohtaiset toimenpiteet
Valitse kanavat viestinnän tarkoituksen mukaan. Sosiaalisen median postauksia voi olla viikoittain, kun taas blogiartikkelit tai uutiskirjeet voivat olla kuukausittaisia.
Miksi viestintäsuunnitelmaan tarvitaan joustoa?
Suunnitelma on ohjenuora, mutta ei kiveen hakattu aikataulu. Viestintäympäristö elää ja suunnitelman on mukauduttava sen mukana.
Jos esimerkiksi huomaat, että jokin kampanja ei saa vastakaikua, voit nopeasti kokeilla uutta lähestymistapaa. Joustavuus auttaa pitämään viestinnän tarkoituksenmukaisena ja tehokkaana.
Jos jokin tilanne vaatii nopeaa reagointia, suunnitelma antaa pelivaraa esimerkiksi ennalta laadittujen toimenpiteiden ja sisältöjen siirtämiselle.
Viestinnän mittarit ja seuranta: Miten mittaat viestinnän tehokkuutta?
Mittaa vain sitä, mistä aidosti välität. Hyvin valitut mittarit auttavat sinua seuraamaan, saavuttaako viestintä tavoitellut tulokset. Ilman selkeitä mittareita on vaikea arvioida, miten viestintä tukee liiketoimintatavoitteita ja missä tarvitaan kehitystä.
Hyvät mittarit ovat konkreettisia, mitattavia ja keskittyvät olennaiseen. Ne tuovat näkyväksi, mikä toimii ja mikä vaatii muutosta. (Kts. SMART-malli)
Millainen mittari on hyvä ja millainen ei?
Kuvitellaan, että yrityksesi tarjoaa IT-palveluita pk-yrityksille ja tavoitteena on parantaa yrityksesi tunnettuutta sekä kasvattaa verkkosivujen kävijämäärää. Hyvä ja huono mittari eroavat tässä tilanteessa selkeästi:
Hyvän mittarin esimerkki: ”Verkkosivujen kävijämäärän kasvu 30 % seuraavan kuuden kuukauden aikana”
- Tämä mittari on konkreettinen. Se asettaa selkeän tavoitteen ja aikarajan, jolloin tuloksia voi seurata helposti.
- Mittari liittyy suoraan viestinnän tavoitteeseen: kävijämäärien kasvu osoittaa, että viestintä on tavoittanut yleisöä ja houkutellut heitä sivustolle.
Huonon mittarin esimerkki: ”Viestinnän positiivinen vaikutus brändiin”
- Tämä mittari on liian epämääräinen ja vaikeasti mitattava. Se ei anna konkreettista tavoitetta eikä tarjoa selkeää tapaa seurata edistystä.
- Mittari ei anna suoraa palautetta viestinnän toimenpiteistä, koska brändimielikuvaan vaikuttavat monet muutkin tekijät.
Millaisia mittareita kannattaa käyttää?
Viestinnän mittarit voidaan jakaa karkeasti seuraaviin luokkiin:
- Käyttäjämäärät ja sitoutuminen
Verkkosivujen kävijämäärä, sosiaalisen median sitoutuminen (tykkäykset, kommentit, jaot) tai uutiskirjeen avaamisprosentti kertovat, kuinka hyvin viestisi tavoittaa yleisön ja kuinka kiinnostavia viestisi ovat.
- Halutut tärkeät tapahtumat eli konversiot ja liidit
Uutiskirjeen tilaajamäärät, yhteydenottopyynnöt tai yhteydenottojen laatu auttavat arvioimaan, kuinka hyvin viestintä tuottaa konkreettisia tuloksia.
- Bränditunnettuus ja maine
Brändimainintojen mediaseuranta, läpimenneet uutisaiheet ja sosiaalisen median näkyvyys voivat kertoa, miten yrityksesi viestit ovat levinneet ja millaista keskustelua brändisi herättää.
Seurannan säännöllisyys ja datan merkitys
Mittareiden seurantaa on hyvä tehdä säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain tai kvartaaleittain, jotta saat jatkuvaa tietoa viestinnän vaikutuksesta ja voit tehdä tarvittavia korjauksia ajoissa.
Muista kuitenkin: Datalla on merkitystä vain silloin, kun se on analysoitavassa muodossa ja siitä voi muodostaa perusteltuja näkemyksiä seuraavia toimenpiteitä varten. Hyvin kerätty ja analysoitu data ohjaa viestintääsi tehokkaammin kohti strategisia tavoitteita.
Kriisiviestinnän suunnittelu eli miten valmistaudut odottamattomiin tilanteisiin?
Kriisitilanteet voivat iskeä yllättäen ja aiheuttaa merkittävää haittaa yrityksesi maineelle ja liiketoiminnalle. Ilman ennakoivaa kriisiviestintäsuunnitelmaa saatat joutua reagoimaan hätäisesti – mikä usein vain pahentaa tilannetta.
Hyvin suunniteltu kriisiviestintä auttaa sinua hallitsemaan tilannetta, säilyttämään luottamuksen ja minimoimaan vahingot.
Miten laadit tehokkaan kriisiviestintäsuunnitelman?
Tehokas kriisiviestinnän suunnittelu on oleellinen osa viestintästrategiaa ja koostuu seuraavista osista:
1. Mahdollisten kriisien tunnistaminen
Listaa mahdolliset kriisit, kuten tuotantohäiriöt, tietomurrot tai julkisuusongelmat. Tämä auttaa sinua valmistautumaan ja ennakoimaan riskejä etukäteen.
2. Vastuuhenkilöiden määrittely
Nimeä tiimi, joka vastaa kriisiviestinnästä, ja määrittele heidän roolinsa. Selkeä työnjako nopeuttaa päätöksentekoa ja viestintää kriisin aikana.
3. Viestintäkanavien valinta
Valitse kanavat, joita käytät eri sidosryhmien tavoittamiseen. Sisäiseen viestintään sopivat sähköposti ja intranet, kun taas ulkoiseen viestintään sosiaalinen media ja lehdistötiedotteet voivat olla tehokkaita.
4. Ydinviestien laatiminen
Valmistele etukäteen keskeiset viestit, jotka haluat välittää kriisin sattuessa. Pidä viestit selkeinä ja johdonmukaisina, jotta yleisö saa nopeasti olennaisen tiedon.
5. Harjoitukset ja päivitykset
Testaa suunnitelmaasi säännöllisesti ja päivitä sitä tarpeen mukaan. Näin varmistat, että tiimisi on valmis toimimaan tositilanteessa.
Viestintästrategian päivittäminen: Milloin on aika päivittää sitä?
Viestintästrategia ei ole kerran laadittava asiakirja, vaan elävä dokumentointi, joka tarvitsee säännöllistä huomiota.
Yrityksesi toimintaympäristö, asiakkaiden tarpeet ja markkinatilanne voivat muuttua, ja viestinnän on muututtava niiden mukana.
Jos strategia ei enää vastaa yrityksesi tavoitteita tai asiakaskuntaa, viestinnästä tulee helposti hajanaista ja tehottomampaa. Säännöllinen päivittäminen auttaa pitämään strategian ajan tasalla ja linjassa yrityksen tilanteen kanssa.
Mistä tiedät, että viestintästrategia kaipaa päivitystä?
On olemassa tiettyjä merkkejä, jotka kertovat, että strategiaa on hyvä tarkastella uudelleen. Jos huomaat, että viestisi eivät enää tavoita kohderyhmää, kampanjat eivät tuota odotettuja tuloksia tai asiakkaiden tarpeet ovat muuttuneet, saattaa olla aika tehdä päivityksiä.
Esimerkiksi IT-yrityksessä tilanne voi muuttua, jos uusia teknologioita otetaan käyttöön tai asiakkaat odottavat aiempaa nopeampaa palvelua. Jos yrityksesi alkaa keskittyä entistä enemmän pilvipalveluihin, strategiaa kannattaa päivittää niin, että viestit kohdentuvat paremmin näihin palveluihin ja niiden asiakaskuntaan.
Kysy itseltäsi nämä kysymykset:
- Vastaavatko viestisi edelleen kohderyhmien tarpeita? Jos et enää tavoita asiakkaitasi tai heidän tarpeensa ovat muuttuneet, strategiaa on syytä tarkistaa.
- Onko yrityksen liiketoimintatavoitteissa tapahtunut muutoksia? Jos tavoitteet ovat päivittyneet, myös viestinnän pitää kulkea samaan suuntaan.
- Tukeeko viestintä brändiäsi ja sen arvoja? Ajan myötä yrityksen brändi saattaa muuttua, jolloin viestinnän on heijastettava tätä kehitystä.
Pidä strategia ajantasaisena
Viestintästrategian päivitys ei aina tarkoita suurta remonttia. Joskus pienet muutokset riittävät pitämään viestinnän raikkaana ja kohderyhmille sopivana.
Säännölliset tarkistukset esimerkiksi vuosittain auttavat sinua arvioimaan, vastaako strategia edelleen liiketoiminnan ja asiakkaiden tarpeita.
Muista: Viestintästrategian päivittäminen on sijoitus yrityksesi tulevaisuuteen. Kun pidät strategian linjassa yrityksesi tilanteen kanssa, varmistat, että viestisi tavoittavat oikeat ihmiset ja tukevat yrityksen menestystä.
Yhteenveto eli viestintästrategian tärkeimmät askeleet
Viestintästrategia on keskeinen työkalu, joka varmistaa, että yrityksesi viestintä on tavoitteellista, yhtenäistä ja vaikuttavaa.
Tämä opas on ohjannut sinut viestintästrategian laatimisen eri vaiheiden läpi nykytilan analyysistä strategian päivittämiseen.
Tässä tiivistetysti vielä tärkeimmät kohdat to-do-listallesi:
1. Nykytilan analyysi: Arvioi, missä yrityksesi viestintä on nyt, ja tunnista vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat
2. Liiketoimintatavoitteiden määrittely: Aseta selkeät liiketoimintatavoitteet ja varmista, että viestintä tukee niitä
3. Kohderyhmien tunnistaminen: Tiedä kenelle viestit. Kartoita asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeet ja odotukset
4. Ydinviestien luominen: Määrittele selkeät ydinviestit, jotka kertovat yrityksesi erityisyyden, merkityksen ja arvon
5. Viestintäkanavien valinta: Keskity kanaviin, joissa kohderyhmäsi on aktiivinen. Muista, että laatu korvaa määrän
6. Viestinnän vastuut ja roolit: Selkeä työnjako varmistaa, että viestintäsi toteutuu johdonmukaisesti. Hyödynnä ulkoisia kumppaneita, koska heillä on erityisosaamista
7. Aikataulutus ja toimenpiteet: Laadi joustava suunnitelma, joka ohjaa viestintää, mutta sallii reagoinnin nopeisiin tilanteisiin ja muutoksiin
8. Mittarit ja seuranta: Seuraa viestinnän tuloksia oikeilla mittareilla ja tee tarvittavia säätöjä. Mieluummin 5 järkevää kuin 15 yhdentekevää mittaria
9. Kriisiviestinnän suunnittelu: Valmistaudu yllättäviin tilanteisiin etukäteen. Hyvin hoidettu kriisiviestintä minimoi mainevahingot ja säilyttää kaikkien sidosryhmiesi luottamuksen
10. Strategian päivittäminen: Arvioi ja päivitä strategia säännöllisesti, että viestintä pysyy linjassa yrityksesi, asiakastarpeiden ja markkinan muutosten kanssa
No niin. Valmiina ollaan! Kiitos, että luit tämän oppaan!
Lataa tästä vielä helppo ja täysin ilmainen pohja viestintästrategian tekemiseen (pohja tulossa pian).
Sen avulla jokainen vaihe sujuu vaivattomammin ja voit keskittyä olennaiseen eli viestimään yrityksesi arvoa selkeästi ja vaikuttavasti.
Jos kuitenkin tunnet kaipaavasi kokeneen ulkopuolisen kumppanin apua viestintästrategian laadintaan, niin kääritään yhdessä hihat.
- Varaa aika 30 minuutin maksuttomaan kartoitukseen tästä.
- Voit myös tutustua tarkemmin strategisen viestinnän kivijalka kuntoon-palveluumme.