P***a kokous on varmin tapa tappaa motivaatio – näillä vinkeillä saat palaverisi lentoon

Kokemukseni mukaan monet asiantuntijat ja johtajat vihaavat kokouksia. Miksi? Koska ne venyvät ja paukkuvat, eikä niissä saada kunnollisia päätöksiä aikaiseksi. Kokouksia tulee ja työaika menee. Omat tärkeät työt tehdään kotona iltaisin ja viikonloppuisin.

Lisäksi samoista asioista käydään useampi eri kokous, koska “unohdettiin” tai “ei ehditty” sopia, mitä tehdään ja kuka tekee. Kaiken lisäksi lasihuoneen eli akvaarion ulkopuolella olevat ihmettelevät, että ”mitä he taas koko päivän tuolla istuvat”.

Tiedätkö mitä? Sinulla on valta vaikuttaa jokaiseen kokoukseen, minkä pidät. Kun suunnittelet ne hyvin etukäteen, määrität jokaiselle kokoukselle agendan, pidät kiinni aikatauluista ja velvoitat muutkin samaan, säästät sekä omaa että muiden aikaa.

Ja ai niin: kuinka paljon ihminen tuhlaa kymmenen hengen tiimin aikaa myöhästymällä kokouksesta viisi minuuttia? Kyllä, 50 minuuttia.

Käytännön vinkkejä:

• Suunnittele palaverille selkeä agenda ja runko: mikä on vapaata ideointia, mikä on tsekkauspalaveri, missä käydään liiketoiminnan lukuja läpi jne.
• Käsittele palaverissa vain kyseiseen agendaan liittyviä asioita.
• Viesti palavereiden tarkoitus koko organisaatioille.
• Teetä varsinkin isommista palavereista muistio. Kun kirjausvuoro osuu jokaiselle, se ei kuormita liikaa.
• Kirjatkaa muistioon kaikki päätökset: kuka tekee, mitä tekee, milloin on valmista, mitä tapahtuu, jos päätös ei toteudu,
• Sopikaa, kuka tiedottaa sovituista asioista, milloin ja miten.
• Vain esittäjä ja kirjaaja tarvitsevat tekniikkaa. Muut voivat jättää puhelimet, läppärit ja lastenlasten kuvat kokousten ulkopuolelle.