Ostamisen ihana helppous – neljä vinkkiä onnistuneen tarjouspyynnön tekoon
Viikko siinä sitten meni. Olo oli helpottunut, kun tarjous eri liitteineen lähti asiakkaalle.
Samalla mieleen hiipi monta tuskaista ajatusta: kirjoitinko sen kohdan oikein? Voiko kunnalle tehtyä referenssiä käyttää yritysreferenssinä? Voiko alihankkijan referenssejä käyttää, kun pyydettiin yrityksen referenssejä? Hyväksytäänkö muiden kuin vastuuhenkilöiden referenssit?
Niin, kyse oli tarjouspyynnöstä, jossa oli mukana EU-rahoitusta. Maksimissaan muutaman kymmenen tuhannen euron hankkeeseen liittyvän tarjouksen väsämiseen meni niin sanotusti aikaa ja tupakkia runsaasti. Vaikka en tupakkia poltakaan.
Yksi asia koko prosessissa jäi kuitenkin vähän epäselväksi: mitä tarjouspyynnön tekijä tarkalleen ottaen haluaa ostaa? Tarjouspyyntö kosketti ”markkinointi- ja viestintäpalveluja”. Se ei kuitenkaan kerro vielä juuri mitään.
Neljäsivuisen esitteen teko on vähän eri asia kuin pienen tiedotteen tekeminen, tapahtuman järjestäminen tai tarinallisen videosarjan teko.
Toki tarjouspyynnön lähettäjältä sai kysyttäessä joitain tarkennuksia, mutta aika vähän. Totuus nimittäin on tämä: aika harva tilaaja tietää, mitä viestintäpalveluja ollaan tarkalleen ottaen ostamassa.
Jotain viestintää pitäisi kuitenkin saada.
Ymmärrän ostajia. Usein paine saada jotain palveluja on kova, ja asioita pitäisi saada tapahtumaan nopeasti.
Kun toimitusjohtaja tai joku muu vastuuhenkilö päättää, että tähän on rahaa käytössä, rahat pitää pistää äkkiä palveluihin. On nimittäin niitäkin toimareita, jotka saattavat seuraavalla viikolla päättää, että asia ei olekaan enää niin tärkeä.
Sinne menivät sitten rahatkin, jos mitään suunnitelmaa ei ole vielä olemassa…
Kaikki me tiedämme. että turha kiire tappaa kaiken järkevän tekemisen. Vaikka aikataulupaine voi olla kova, pieni suunnitteluhetki kannattaa pitää.
Sillä nimittäin säästää rahaa ja parhaassa tapauksessa pelastaa projektin, joka muutoin voisi mennä heti alusta lähtien mönkään.
Mitä ostajan sitten pitäisi pohtia ennen tarjouspyynnön tekoa? Ainakin neljää asiaa:
- Mikä on ostettavien palvelujen potentiaalinen hyöty ja konkreettinen tavoite?
- Onko budjettini tavoitteisiin nähden realistinen?
- Miten aion hyödyntää ostamiani palveluja?
- Miten varmistan itselleni mahdollisimman hyvän palveluntarjoajan?
Mitä minä oikein tarvitsen?
Pyrin itse ostajana määrittelemään mahdollisimman konkreettisesti, mitä haluan. Haluan, että taloni maalataan. Tarvitsen ohjelmiston, jolla pystyn editoimaan kuvaa, videota ja podcasteja helposti. Tarvitsen toimittajan, joka kirjoittaa määritellyn teeman jutut tietyssä ajassa ja sovituin näkökulmin.
Kun ostaja osaa määritellä tavoitteen riittävän selkeästi, se helpottaa myyjää tarjoamaan oikeita palveluja.
Taikasana on riittävän. Harva ihminen nimittäin tykkää pilkunviilaajista.
Minua ei ostajana kiinnosta, millä telalla tai vastaavalla taloni maalataan. Ohjelmiston nimellä ja konepellin alla olevalla hienolla tekniikalla ei ole minulle merkitystä. Tilaamani toimittaja saa puolestani hoitaa haastattelut vaikka kirjekyyhkyllä, kunhan saan mitä tilaan.
Toisin päin käännettynä: me palvelujen myyjät arvostamme sitä, että ammattitaitoomme luotetaan.
Eli anna ostajana hiekkalaatikko, millä leikkiä, mutta älä määrittele lapion ja ämpärin väriä. Vain hiekkakakulla on väliä.
Paljon hyvää halvalla ei ole realismia
Kaupanteon kyseessä ollessa raha on aina tärkeässä roolissa. Viime kädessä ostaja määrittelee projekteille budjetin.
On kuitenkin myyjän vastuulla kertoa, mitä milläkin rahalla voi odottaa. Brändiä mullistavia tarinallisia artikkeli- ja videokampanjoita kohdennettuine markkinointeineen ei saa ykkössatasilla. Satasilla saa yhden jutun – jos sitäkään.
Toki markkinoilta löytyy aina tekijöitä, jotka lupaavat paljon hyvää halvalla. Yleensä silloin kyseessä on joko puoliammattilainen tai yltiöpositiivinen ihminen, jonka bisnesmalli on ”Sydäri nelivitosena.”
Eli: kun ostat, selvitä palvelujen yleinen hintataso. Sen saa selville muutamalla puhelinsoitolla. Siinä samalla voit jo haistella potentiaalisia kumppaneita.
Miten minä käytän tilaamiani palveluja?
Olet saanut itsellesi huippuosaajan. Olet erittäin tyytyväinen hänen tekemiinsä artikkeleihin. Sinulla on käsissäsi kymmenen mainiota juttua, jossa on selkeästi potentiaalia markkinoinnissa ja brändin luonnissa.
Sinulla ei vain ole kanavaa, missä niitä jakaa. Firman somekanava nukkuu Ruususen unta ja henkilöstö toteaa, että juttujen jako omissa somekanavissa ”ei kuulu työtehtäviin.”. Toimari hiillostaa, että missä kaikki artikkelit ovat, kun maksoivatkin niin paljon.
Kuulostaako tutulta? Valitettavan usein näin käy. Organisaatio tilaa innoissaan viestintää. Jos sitä ei ole sidottu yrityksen muuhun viestintään ja strategiaan, hienoistakin jutuista voi tulla kertarykäyksiä, joita ei kukaan muista enää parin kuukauden jälkeen muutoin kuin kulueränä.
Ennen kuin ostat mitään, mieti miten saat sen sidotuksi organisaationne vuosisuunnitelmaan ja strategiaan.
Kirjaa suunnitelma paperille ja hae liiketoiminnalta siihen hyväksyntä. Sen jälkeen sinun on helpompi vedota kirjalliseen dokumenttiin ja oman porukan sitouttaminen on helpompaa.
On myös hyvä muistaa, että sisällön ei pitäisi koskaan olla kertakäyttöistä. Eli sitä kannattaa uusiokäyttää.
Muista vain sopia tekijän kanssa oikeudet kuntoon. Se voi maksaa hivenen lisää, mutta voi maksaa itsensä tulevaisuudessa moninkertaisesti takaisin.
Saanko rahoilleni vastinetta?
Mistä tunnistaa arveluttavan myyjän? Tuote tai palvelu on liian halpa verrattuna palveluiden yleiseen tasoon. Myyjä lupaa sinulle koko maailman. Vastaus kaikkeen on ”onnistuu”. Tarjottavia palveluja ei osata yksilöidä. Tehdään urakka tuntilaskutuksella ja jätetään niin sanotusti piikki auki.
Voihan olla, että nämä kaikki yllä olevat johtuvat vain siitä, että myyjä on vielä erittäin kokematon. Itselläni kuitenkin hälytyskellot soivat aina, jos myyjältä alkaa kuulla puhetta, joka on liian hyvää ollakseen totta.
Perinteinen autojobbari, jonka myyntiargumentti on mallia ”Mullakin on näitä 13 kotona”, ei enää kelpaa.
Myyjän on etsittävä ostajan kanssa ratkaisuja, mutta hänen vastuullaan on myös kertoa, mitä pystyy tarjoamaan. Joskus myös asiakkaalle kannattaa sanoa, että tämä ei ole sitä, mitä te tarvitsette.
Itselleni kävi näin eräässä elektroniikkaliikkeessä. Etsin itselleni nauhuria ja hypistelin kaupan tarjontaa. Nuori myyjä kuunteli tarpeeni ja totesi, että tuo ei ole minulle oikea eikä heillä ole minulle oikeanlaista. Mutta eräästä nettikaupasta löytyy, käy siellä.
Meillä jäi myyjän kanssa kaupat tekemättä. Olen kuitenkin sen jälkeen ostanut liikkestä paljon palveluita. Miksi? Koska luotan siihen, että minulle ei yritetä myydä sellaista, mitä en tarvitse ja mikä ei ole tarpeeseeni sopiva.
Myyjän rakentama luottamus oli siis ostajan etu.
Aina kannattaa kysyä ammattilaiselta
Ostaminen on helppoa, jos tiedät, mitä haet. Jos sinulla ei kuitenkaan ole oikein käryä, mitä sinä tai organisaatiosi haluatte, on ehkä parempi pysähtyä vähäksi aikaa pohtimaan tarpeita ja kiteyttämään ne konkretiaksi.
Jos asia tuntuu pohdinnan jälkeen edelleen hankalalta, aina kannattaa käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita.
Monet palvelut nimittäin saattavat olla sellaisia, että niiden ostamiseen ei omassa putiikissa löydä ammattitaitoa. Ei tarvitsekaan. Ammattilaisen apu voi säästää pitkässä juoksussa pitkän pennin.
Ja ainahan voi jättää ostamatta. Kyllä se oikea ostohetki sieltä tulee.