Kävele ulos tällaisesta kokouksesta – 3 vinkkiä kuinka pidät osallistujat hereillä
Mikään ei ota päähän niin paljon kuin istua kokouksissa, jossa mikään ei toimi.
Tekniikka tökkii alusta lähtien, aikataulu on hukassa jo 15 minuutin jälkeen, ja etukäteen lähetetty agenda on mallia ”Syksyn startti ja eri yksiköiden kuulumiset”. Aikaa kokoukselle on varattu viisi tuntia.
Tuttavani Sanna istui tällaisessa palaverissa.
28 ihmistä odotteli videon latausta ja käynnistymistä reippaan vartin, jonka jälkeen alettiin vaihdella lähinnä yksiköiden kesäkuulumisia.
Syksyn projekteista ei (tietenkään) vielä voitu keskustella, koska ei niitä ole ehditty suunnitella. Kaikki yksiköt eivät edes ehtineet ääneen.
Kiire tuntui olevan kaikilla. Kuitenkin organisaatiolla oli varaa törsätä 112 tuntia ihmisten aikaa (kokous kesti neljä tuntia).
Päiväksi oli vielä valittu perjantai. Turhautuminen on lievä ilmaisu siihen, mitä Sanna käytti kertoessaan minulle paskasta palaverikokemuksestaan.
Mikään ei ole niin mukavaa kuin istua nollapalaverissa perjantaina, kun samaan aikaan pitäisi ajastaa vielä somepostaukset viikonlopun yli, ostaa medianäkyvyyttä ja suunnitella verkkosivun hakukoneoptimointia.
Kokouksesta päästyään kello 13 Sannan takki oli ihan tyhjä. Hän yritti tuhertaa muutaman tunnin vielä töitä, mutta eipä niistä oikein mitään tullut.
Silloin hän päätti avautua minulle.
>>> Jos koet avautumisen tarvetta, voit tehdä sen täällä.
Kiinnostava kokous rakennetaan etukäteen
Sannan kokemukseen on selkeä syy: kokouksen järjestäjä on kämmännyt kaksi toimivan palaverikulttuurin perusperiaatetta: valmistautumisen ja sitoutumisen.
Kun kaksi pettää, ei kolmas, eli osallistuminen, voi olla korkealla tasolla.
Kun järjestäjä on valmistellut kokousta, hän on unohtanut muutaman perusperiaatteen:
Tekniikka pitää testata etukäteen,
Osallistujille pitää antaa selkeä agenda ja valmistautumisohje
Ja kokous pitää aikatauluttaa.
Mikään ei ärsytä kokoukseen osallistujaa niin paljon kuin tekniikan pettäminen. Muistan opiskeluajoilta sen, että luennot alkoivat lähes aina vahtimestarin kutsumisella. Syynä oli se, että luennoitsijat eivät hallinneet tekniikkaa.
Palaveri, kokous tai neuvottelu on myös ihan turha, jos sillä ei ole selkeää agendaa.
”Syksyn startti ja kuulumisten vaihtelu” ei riitä vielä aidoksi, työajalla pohdittavaksi agendaksi. Niitä varten ovat kahvitauot ja After workit.
Tuollainen otsikko ei myöskään toimi hengen nostattajana. Vai miltä itsestäsi tuntuu käyttää viikon 18:s Teams-kokous tekohehkutukseen yhdessä 27 muun oman läppärinsä ääressä istuvan kanssa?
Sitähän minäkin.
Selkeä agenda voisi olla vaikkapa seuraava: ”Syksyn Top3 projektit syksyksi toimipisteittäin. Aikaa 15 min / yksikkö, esitystapa vapaa. Lopuksi puolen tunnin keskustelu etukäteen kerätyistä prosessien pullonkauloista ja vastuuhenkilöistä niiden ratkaisemiseksi.”
Tällöin ihmiset tietävät, miten kokoukseen pitää valmistautua, mitä on luvassa, ja paljonko siihen menee aikaa.
Haluatko oppia palaverin perusmallit? >>> klikkaa tästä.
Milloin on lupa kävellä ulos paskasta palaverista?
Me suomalaiset olemme perinteisesti kuuliaista ja auktoriteettiuskoista kansaa. Kun meillä on palaveri, mehän istumme siinä kuin tatit, vaikka asiaa ei olisi nimeksikään.
Kannustan sinua kuitenkin pieneen anarkiaan. Jos kokous velloo tyhjäkäynnillä ja agendasta ei ole hajuakaan, kysy kokouksen pitäjältä seuraava kultainen kysymys:
Miten tämä asia edistää liiketoimintaamme tai organisaatiomme ykköstavoitetta?
Jos tähän ei osata vastata, kiitä kohteliaasti ajasta ja kävele pois tekemään niitä asioita, jotka oikeasti edistävät.
Uloskävely voi tuntua radikaalilta. Se voi kuitenkin olla se heräte, jolla alatte miettiä palaverikulttuurianne ja mihin aikanne käytätte. Kävellessäsi ulos sinä et todennäköisesti menetä mitään: päinvastoin säästät omaa aikaasi ja energiaasi tärkeämpiin asioihin. Ja jos siellä nyt jokin tärkeä, sinua koskettava asia tulee, kyllä se sinulle kerrotaan tai kirjoitetaan palaverimuistioon.
Jos taat saat haukut esimieheltäsi, toista kultainen kysymys. Ja jos hän ei osaa vastata, kysy kohteliaasti, että ”Miksi sitten istumme tällaisia kokouksia?”
Jos tästä seuraa sinulle sanktioita, sitten se on toisenlaisen keskustelun paikka.
>>> Jos tiimisi kaipaa apuja kiinnostavien kokousten rakentamisessa, katso tästä lisää.