Miksi istua palavereissa, joissa ei tapahdu mitään järkevää?
”Nyt ei kyllä ehdi millään. Touko- ja kesäkuu on ihan täynnä palavereita ja asiat on saatava ennen lomia pakettiin. Lomien jälkeen menee ainakin syyskuuhun, ennen kuin ehditään palata tähän asiaan. Eli katsotaan sitten.”
Kuulostaako tutulta? Jostain syystä itse sain aika monta tällaista vastausta keväällä, kun kontaktoin sekä tuttuja että tuntemattomia.
Asiakkaani tarina vahvisti sen, mitä olen kuullut monelta muultakin. Etätöiden lisääntyessä myös kokousten määrä on lisääntynyt huimasti. Laadusta en ole kuullut ihan samaa.
Toinen esimerkki elävästä elämästä. Keskustelin taannoin erään myyntipäällikön kanssa heidän palaverikäytännöistään. Heidän viikkopalaverinsa kestävät yleensä noin 2,5 tuntia. Joskus pidempäänkin. Pahinta kaikessa on, että harvoinpa palavereista on mitään muistioon asti kirjoitettu.
Vaikuttaa siltä, että kokouksia järjestetään edelleen liian kevytkenkäisesti, agenda on löyhä ja seuranta olematonta.
Toisin sanoen löperöt palaverit varastavat ihmisten aikaa. Siis arvokkainta pääomaamme.
Se on sääli, koska ongelmat olisi todella helppo ratkaista.
Paskojen palavereiden resepti vie aikasi ja järkesi
Monet asiantuntijat ja johtajat vihaavat kokouksia. Ne venyvät ja paukkuvat eikä niissä saada kunnollisia päätöksiä aikaiseksi. Samoista asioista käydään useampi eri kokous, koska edellisessä kokouksessa sovitut asiat ”unohdettiin” tai niitä ”ei ehditty tehdä.”.
Joskus ajanpuute on varmasti ihan aito syy. Aika usein paskat palaverit johtuvat siitä, että niissä ei sovita kunnolla, mitä tehdään, kuka tekee ja ennen kaikkea mitä tapahtuu, jos tämä asia ei tule tehdyksi.
Siis mitä tekemättömyys vaikuttaa työhömme, asiakkaisiimme ja organisaatiomme hyvinvointiin. Asioilta puuttuu omistaja ja toteutuksilta seuranta.
Kuulin taannoin tarinan, että kolme vuotta sitten liiketoiminnan strategiseksi ykkösprioriteetiksi valittu uusi toimintatapa ei edelleenkään ole käytössä firman jokaisessa yksikössä. Miksikö? Koska starttipalaverissa ei sovittu, kenen vastuulla toimintatavan juurruttaminen eri yksiköissä on.
Nyt sitten jokaisessa kvartaaliarvioinnissa ihmetellään, kun hommat eivät etene. Ja kenellekään ei edelleenkään ole tullut mieleen sopia vastuista ja seurannasta.
Tällaisten tarinoiden hintalappu menetettynä aikana ja tuloksina on äkkiä kymmeniä tuhansia euroja.
Neljän palaverin malli tuottaa tuloksia
Jotta palaverit voivat olla tehokkaita, niillä pitää olla selkeä agenda ja rakenne. Olen käyttänyt jo pitkään neljän palaverin mallia, joka on varsinkin asiantuntijatyössä aika lyömätön:
- Nopeat taktiset palaverit (”Aamukahvit”, päivän startti, tsekkipalaveri).
- Taktiset suunnittelupalaverit (”Viikkokokous”, suunnittelupalsu…).
- Strategiset palaverit (Kuukausipalaverit, kvartaalipalaverit).
- Kahdenkeskiset palaverit (Esimies/johdettava, kollegat)
Nopeat taktiset palaverit: Lyömätön aamulla. 5-10 minuutissa koko tiimin kuulumiset läpi: mitä on saatu aikaiseksi eilen, mitä on tänään jokaisella agendalla, onko työn etenemisen esteitä ja on jotain nopeasti reagoitavia tulipaloja.
Aamuhetkissä voidaan katsoa nopeasti analytiikkaa. Sitten lähdetään töihin. Samalla voi juoda esimerkiksi kahvit. Kun tämän toistaa päivittäin, kaikki tietävät missä mennään, mikä tökkii ja missä voi työkaveria auttaa.
Tärkeää muistaa: tämä ei ole mikään taivaanrannan maalaushetki.
Taktiset suunnittelupalaverit: Suosittelen pitämään esimerkiksi jonkun projektin valmistuttua ja uuden alkaessa. Tai esimerkiksi maanantaina, jolloin katsotaan viikon agenda ja työt. Täällä kirjataan myös esille tulleita ongelmia esimerkiksi työtavoissa ja -prosesseissa ja päätetään, kuka ne ratkaisee.
Tärkeintä on, että suunnitellaan ja sovitaan työt, niiden tavoitteet ja vastuuhenkilöt. Sen jälkeen asioille sovitaan seuranta. Aikaa kannattaa tälle varata puoli tuntia/5 hlöä. Jos harvemmin, aika pidentyy ja teho vähenee.
Tärkeä muistaa: Näistä palavereista pitää tehdä muistio, johon kirjataan sovitut työt, seurantasyklit ja vastuuhenkilöt. Suosittelen kiertävää kirjurimallia.
Strategiset palaverit: Näissä katsotaan isoa kuvaa. Missä olemme kolmen kuukauden päästä. Mitkä ovat syksyn kärkitavoitteemme? Miten pääsemme näihin tavoitteisiin? Miten meillä on mennyt viimeiset kuukaudet? Uusien kampanjoiden ja teemojen kehittämistä.
Aikaa kannattaa varata puoli päivää. Tehokas tapa on myös niin, että puoli päivää keskitytään asiaan, puoli päivää tehdään jotain mukavaa yhdessä esimerkiksi luonnon helmassa.
Tärkeää muistaa: Näissä ei märehditä päiväkohtaisia astianpesukoneen tyhjentämisiä ja yksittäisen projektin nyansseja. Katse vahvasti tulevaisuudessa.
Kahdenkeskiset palaverit: Ilman näitä olette lirissä. Esimiehen pitäisi käydä viikottain jokaisen johdettavansa kanssa ainakin pieni hetki kahden kesken, jossa käydään läpi työssä onnistumiset ja haasteet sekä johdettavan mielen päällä olevia asioita. Esimiehen tehtävä on lähinnä kuunnella. Toki näissä myös käydään kaikki korjaava henkilökohtainen palaute.
Myös tiimiläisten kahdenkeskiset palaverit ovat kullanarvoisia. Useimmiten ongelman ratkaisuun ei tarvita koko konklaavia, vaan sen voi ratkaista tehokkaammin esimerkiksi kahdestaan.
Tärkeää muistaa: näitä kannattaa pitää erittäin matalalla kynnyksellä!
Itse olen pyörittänyt tällaista palaverimallia vuosia hyvin tuloksin. Palavereiden istumiseen menee jokaiselta aikaa viikossa maksimissaan 2,5h. Tuostakin voi vielä nipistää, jos tarvetta on. Se on 5—7 prosenttia viikottaisesta työajastamme. Se ei ole enää mahdottomasti.
Toki valmistautumisiin ja seurantaan menee myös aikaa, mutta rutiinien ja valmiiden mallien avulla sekin puoli pysyy hallinnassa.
Tätä mallia voi jalostaa myös oman tiimin ulkopuolelle. Miksei vastaavaa voisi tehdä asiakkaiden tai alihankkijoiden kanssa?
Tärkeintä on säännönmukaisuus, selkeys ja konkretia.
Ole organisaatiosi sankari, puhalla pilliin
Palaverimalli kuulostaa helpolta ja yksinkertaiselta. Käytännön toteutus on kuitenkin monesti aivan muuta. Kokouksissa lähdetään rönsyilemään, katsotaan lastenlasten kuvia, takerrutaan pikkuseikkoihin ja annetaan sen yhden työtoverin pitää viikoittainen puolituntinen, jossa hän purkaa pahaa oloaan.
Ja kaikkia muita kokouksessa olijoita ottaa pannuun.
Ole työyhteisösi sankari ja puhalla pilliin. Kerro, että tässä ei ole mitään järkeä. Jos olet itse vetäjä, sinulla on kaikki valta ja voima muuttaa toimintatapoja. Jos olet tiimin jäsen, huikkaa vetäjälle, että voitaisko kulttuuria muuttaa. Jos vetäjä ei kuuntele, tee aloite johdolle. Kerro, että ylimääräinen tunti joka viikko maksaa kymmenen hengen tiimissä yli kymppitonnin vuodessa. Kyllä se jo herättää!
Jos kulttuurinne muuttuu, kaikki kiittävät. Koska jokainen meistä haluaa saada työssään asioita aikaiseksi.
Palataanpa keskusteluumme myyntipäällikön kanssa. Hän päätti puhaltaa pilliin. Alamme rakentaa hänen kanssaan palaverimallia, jossa viikkopalaverista tipahtaa ainakin tunti pois.
Tämä tarkoittaa viiden hengen tiimissä viittä lisätuntia myynnissä viikossa. 20 tuntia kuukaudessa. Vähintään 200 tuntia vuodessa. Luku moninkertaistuu, kun asiat selkeytyvät ja turhat kertaushetket vähenevät.
Aikamoinen buusti myyntiin siis luvassa!